Dossier de Prensa, una herramienta imprescindible para las Relaciones Públicas

En la actualidad existe mucha confusión acerca de la definición exacta de Dossier de prensa, ya que hay demasiadas definiciones y algunas veces, entre ellas mismas se contradicen.

 

El exceso de terminologías hace aún más difícil la definición, ya que puede llamarse: perfil de empresa, press kit, dossier de prensa, media kit, resumen de prensa, promo-pack, fact sheet, etc.

 

Sin embargo no debería ser así, ya que esta herramienta se considera esencial para las Relaciones Públicas.

 

La definición de dossier, no estrictamente de prensa, sería la siguiente:

 

“Un dossier consiste en la recopilación de informaciones de diversa naturaleza sobre un mismo tema o asunto.  Su objetivo principal es acotar el estudio sobre un tema a conclusiones que permitan identificar y reconocer los distintos aspectos de un mismo tema”.

 

Veamos ahora las distintas definiciones de dossier de prensa para ilustrar la confusión antes mencionada:

 

“Un press kit es básicamente una note de prensa que envías a los medios. Tiende a contener la misma información que tu argumentario de venta, pero las notas de prensa tienen un formato diferente”.

 

“Un press kit y un promo pack son esencialmente la misma cosa. Sin embargo, cada uno tiene su propio propósito. El press kit es más comúnmente usado para informar a los medios sobre X. Consiste en ciertos materiales promocionales que son usados por los medios para crear reportajes inte4resantes o reseñas sobre X”.

 

“Un media kit es una carpeta de información que ayudará a los reporteros a escribir una historia precisa. Debe incluir cualquier dato que quieras que ellos (los periodistas) sepan”.

 

La definición que considero más completa sería la siguiente:

 

“Un dossier de prensa es un documento básico de la campaña de relaciones públicas que contiene información que refuerza y complementa a una nota de prensa, que a diferencia de ésta tiene una importancia documental más que noticiosa, pero que también puede y debe tener valor periodístico en sí mismo”.

 

 

Diferencias entre nota y dossier de prensa

 

Empecemos por definir una nota de prensa:

“Es un escrito que reúne la información fundamental sobre algún tema, persona y/o producto, que se envía a los medios de comunicación para que éstos se encarguen de difundirla entre la población”

 

Se observa que de entrada el dossier de prensa debe contener información que posea interés propio aportando datos de valor al periodista (mucho mayor que los contenidos en una nota de prensa).

 

El dossier de prensa se considera un documento vivo que debe sufrir actualizaciones constantes, ya que de no contener información reciente, se convierte en un documento obsoleto. Por esta misma razón, la vida útil del dossier de prensa es mayor que la de una nota.

 

El dossier de prensa ofrece la posibilidad de utilizar un lenguaje más técnico que en una nota, debido a que se considera de carácter más documental.

 

Contenido del dossier de prensa

 

El principio fundamental para la elaboración de un dossier de prensa, es que sus contenidos deben tener gran riqueza.

 

El contenido del dossier de prensa va directamente relacionado al tema que se va a tocar, por obvias razones. No se puede incluir lo mismo en un documento que trate sobre una empresa, a otro que lo haga sobre un festival de cine o musical.

 

El dossier de prensa no es exclusivo de las grandes corporaciones, ya que  como lo comentamos al principio, es parte fundamental de toda campaña de relaciones públicas por lo que puede ser usado como forma de promoción personal, para organizaciones no gubernamentales o asociaciones sin fines de lucro.

 

Un dossier de prensa a parte que debe estar bien escrito, sus contenidos deben venir bien organizados para facilitar su lectura; generalmente se recomienda el uso de un índice y numerar las hojas.

 

Hablar de un contenido estándar para el dossier de prensa es complicado, ya que puede variar tanto que únicamente es posible establecer unas recomendaciones básicas:

 

  • Complementar la información contenida en la nota de prensa
  • Ofrecer al periodista datos relevantes
  • Mantener relevante todo aquello que se incluya en el dossier de prensa

 

Presentaciones de un dossier de prensa

 

a)     Tradicional. Es el dossier impreso.

b)     Interactivo en CD. Presentado mediante un software de navegación. Puede contener gran cantidad de información, no es necesario estar conectado a Internet.

c)      Interactivo en DVD. Ofrece la posibilidad de tener contenidos audiovisuales de la más alta calidad, sin necesidad de estar conectado a Internet. El inconveniente es que se debe contar con lector de DVD.

d)     Interactivo en Internet. Es la opción más cómoda, ya que se puede “copiar y pegar” la información. Ofrece la posibilidad de acceder instantáneamente a otros “links”. Actualmente hay cada vez más usuarios en Internet.

Materiales que acompañan a un dossier de prensa

 

Como lo hemos puntualizado a lo largo de este texto, solamente se pueden establecer recomendaciones genéricas sobre el material que debe acompañar este documento.

 

Entre los materiales considerados imprescindibles:

 

  • Carpeta con bolsillos (para incluir el dossier de prensa)
  • Carta de presentación
  • Una o varias notas de prensa
  • Tarjeta de visita del responsable de relaciones públicas
  • Imágenes (diapositivas, cd, etc.)

 

Lo que no se recomienda que acompañe un dossier de prensa:

 

  • Material publicitario y promocional
  • Boletines periódicos
  • Cualquier material voluminoso
  • Regalos

 

La relación que se pretende establecer con los periodistas tiene que basarse en el respeto y la confianza, por lo que cualquier objeto no solicitado puede dar lugar a interpretaciones que erosionen la credibilidad del destinatario, sin embargo, en la actualidad cada vez es más común observar la apatía de los periodistas por cubrir las notas sin recibir nada a cambio.

 

Lamentablemente esto se utiliza como incentivo para motivar a los periodistas a cubrir ciertas notas y mientras mejor sea el regalo, mejor y más extensa será la nota. Se ha convertido en una relación directamente proporcional.

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